رجل الأعمال الناجح يمضي الكثير من وقته في حضور اجتماعات عمل مختلفة، سواء لتقرير مشروع ما، أو لدراسة امكانية شراكة مستقبلية أوغيرهما

من الأسباب. وهو يعرف كيف يستفيد من وقته أيضاً، ويستغل هذه Meetings للحصول على الفائدة المرجوّة، من دون أن يضيّع وقته أو وقت

موظفيه وشركائه.

ولقد جمعنا لك صديقي الرجل 14 قاعدة تساعدك على إنجاح Business meetings بالشكل الذي ترغب فيه.

1- احرص على أن يكون هناك ضرورة فعلية لعقد الاجتماع، قبل تحديد موعده. فأحياناً هناك أمور يمكنك تنفيذها بمكالمة هاتفية أو برسالة الكترونية.

.

2- يجب أن يكون هناك هدف للاجتماع؛ إما تقرير أمر ما، أو الانتهاء من مشروع ما. أما إعطاء مهلة للتنفيذ، فهذا يجب أن يتمّ برسالة الكترونية

وليس باجتماع.

.

3- لا تحدّد وقتاً أكثر ممّا تحتاج إليه. 

.

4- احرص على أن تبدأ على الوقت، ولا تنتظر المتأخرين عن الحضور.

.

5- حاول دائماً أن تنهي الاجتماع في الوقت المحدد؛ فهذا يذكّر الموظفين بأنك تريد منهم إنجاز الأمور باحتراف كما يرغبون.

.

6- لا توجه الدعوة إلى الاجتماع، إلا إلى الأشخاص الذين يجب أن يكونوا هناك، فكلما كثر عدد المجتمعين، تضاءلت فرصة القيام بالكثير من العمل

أو الوصول إلى اتفاق بشأن الكثير من القرارات

.

7- امنح المجتمعين وقتاً في بداية الاجتماع، للتحادث وتمتين العلاقات الاجتماعية،فنحن بشر ولسنا آلاتٍ مبرمجة للعمل فوراً.

.

8- إذا كنت ترغب من المجتمعين في أن يقرأوا دراسة ما،فأرسلها إليهم قبل ثلاث ساعات على الأقل من وقت الاجتماع. 

.

9- إذا كنت ترغب من الناس في الانتباه إلى ما تقوله،فلا توزّع لهم أي أوراق في بداية الاجتماع، فهذا سيسهم في تشتيت انتباههم.

.

10- لا تنظر إلى هاتفك أو بريدك الإلكتروني خلال الاجتماع، فهذا سيعطي مثلاً سيّئاً للجميع، وسيبدأون بتقليدك، وهذا سيلغي صفة الاحتراف

عن الاجتماع.

.

11- عندما تقررون خطوة ما في المشروع، يجب أن يتمّ تعيين مسؤول يتولّى التنفيذ. 

.

12- في حال شعرت أن الحديث يخرج عن الموضوع الرئيس،فمن المفضّل أن تتدخل وتدير دفة الحوار بكل حزم، ولكن من دون فظاظة.

.

13- من الجيّد أن يكون هناك كاتب يدوّن نقاط الاجتماع، للعودة إليها فيما بعد.

.

14- عند الانتهاء من Meeting وفي حال كان هناك ضرورة لاجتماع ثان،فقم بتحديد موعده فوراً.