إن من أهم  سمات العمل الحديث و المعاصر هي الإجتماعات، فلا يوجد عمل ناجح لا يعقد الكثير من الإجتماعات الأسبوعية، ولكن هناك مشكلة تكمن

في عدم نجاح العديد من تلك الإجتماعات، ألا وهي النقاش الصخب، وعدم القدرة على اتمام النقاش الحقيقي داخل غرفة الإجتماعات.

حيث أن الكثير من الاجتماعات تعج المناقشات و تبادل الأراء الذي يتطول لرفع الصوت، والصخب العام والهجوم الكلامي، مما يجعل الكثيرون يخشون

تلك المواجهات الصاخبة فإما يلتزمون الصمت خلال الإجتماعات إما يعتذرون عنها من الأساس، مما يفقد الشركة أراء مفيدة ومتنوعة ونقاشات بناءه 

هادئة بين أعضاء الإجتماع تنتج أفضل و أنجح القرارات .

لذلك إذا اردت ان تقود وتدير إجتماعًا ناجحا بناءا يحقق الأهداف المرجوة منه اتبع النصائح التالية.

.

ابدأ بطرح سؤال وليس اعلان رأي

إذا بدأت الإجتماع بجملة  “أعتقد أننا يجب علينا أن نفعل X، أود أن أعرف أراءكم حول الموضوع “، فإن الجميع سوف يرفع ايديهم تأييدك لفكرتك،

حيث انك بهذا الاعلان عن الرأي منعت اي اعتراضات على تلك الفكرة، وبالتالي منعت عقد مناقشة حقيقية حول الأزمة التي تمرون بها أو المشروع

الذين تعملون عليه.

لذلك اذا رغبت في مناقشة حقيقية فإبدأ اجتماعك بسؤال، ولعل افضل الاسئلة التي يمكنك ان تفكر بها تلك التي تبدأ “لماذا”، حيث انها تحمس الحاضرين

على إبداء افكارهم و أراءهم المختلفة .

.

مساعدة الصامتون على الحديث (لا تدع المتكلمين يهيمنون)

حتى مع أسئلة جيدة، كثير من الأشخاص يمتنعون عن التحدث. وبعضهم يتعرض للترهيب، ولا سيما الموظفون الجدد والصغار، آخرون يخشون

القصاص، وبعضهم لن يتكلم عن آرائهم الحقيقية لأسباب سياسية، وأخرون ينتمون إلى الفئة الانطوائية الذين لا يروقهم المناقشات الحادة،  ومع ذلك،

فإن العديد من هؤلاء الأشخاص الصامتون قد يكون لديهم إسهامات هامة، قد تفقدها بعدم تحفيزهم ومساعدهم على الحديث.

تحفيزك لهم قد يبدأ قبل بداية الإجتماع من الأساس لقولك لكل شخص على حدا،:” نحن ذاهبون إلى هذا الاجتماع. أنا أعرف أن لديك وجهة نظر معينة،

وأعتقد أنه من المهم جدا تشاركنا إياها خلال الاجتماع فأنا مشتاق لسماعها”.

وعند انتهاءهم من ابداء افكارهم و اراءهم خلال الاجتماع اختتم بجمل داعمه مثل:” شكرا لكم على هذه المدخلات الهامة”.

.

أخلق جوا من السلامة النفسية والشعور بالأمان

المناخ الذي يشعر الأشخاص بالحرية في التعبير عن الأفكار والمشاعر ذات الصلة بالعمل هو المناخ المناسب لإجتماع اكثر انتاجا، ولخلق هذا المجال

ابدي استعدادك الدائم لسماع اي افكار مهما كانت مقدار براعتها، حفز من قالها، و اردع أولائك الين يسخرون من الآخرين .

.

إتخذ وجهة نظر مناقضة

إذا كان الاجتماع حول رفع سعر الخدمة، اتخذ منهج مغاير لهذه الفكرة وتساءل عما إذا كان ينبغي خفض السعر، هذا قد أجبر الحاضرين على أن يكون

لديهم حجج قوية حقا بشأن آرائهم لإقناعك بها مما قد يجبرهم علي عصف ذهتهم للخروج بأفضل الأفكار و الرأي الامثل.

.

إظهار الجانب الخفي للأراء الغير شفافة

هناك بعض الأعضاء الذين يقدمون الإقتراحات والأفكار وإبراز كافة الإيجابيات حول أفكارهم، دون إبراز السلبيات التي تتعلق بالفكرة التي يقترحونها،

لذلك عليك ان تكون يقظا للغاية لهؤلاء الأشخاص، وأن تحفزهم على إظهار الجانب الخفي  لتلك الأراء ألا وهو الجانب السلبي المحتمل لتلك الأفكار.