تلعب المؤتمرات دوراً حيوياً في توضيح الرؤية وزيادة المبيعات ورفع الروح المعنوية داخل الشركات. عملية التخطيط

للمؤتمرات تتسم بالتعقيد لأنها تتضمن جوانب متعددة.

الخطباء المتمكنون وجدول الأعمال المقنع عناصر أساسية وأيضاً هناك الكثير من الجوانب الهامة الأخرى خلف الستار كالطعام،

والمقاعد المريحة، وحتى التكييف والتدفئة، وقهوة الصباح.

فشل المؤتمر بسبب سوء التخطيط سيؤثر سلباً على حياتك المهنية، وقد تضطر لتحمل مسؤولية هذا الفشل، خطط لمؤتمر شركتك

بشكل شامل ولا تترك شيئا للصدفة. فيما يلي 10 نصائح ستساعدك على تحقيق هذا الهدف:

.

1 .  حدد الهدف الرئيسي للمؤتمر بشكل واضح

المؤتمر الناجح يتميز بوجود هدف محدد  هل تحتاج لمؤتمر لتحفيز فرق المبيعات؟ أو لتقديم منتج جديد؟ أو التنسيق بين فرق من

مناطق جغرافية متباعدة؟ الغرض الرئيسي للمؤتمر يحدد معظم الجوانب الأخرى كالحجم والمتحدثين وجدول الأعمال.

2 .  دراسة تفاصيل المؤتمر

بعد تحديد الغرض الأساسي عليك دراسة الجوانب التفصيلية للمؤتمر: ما الذي تريد أن تراه في الاجتماعات؟ هل تريد الاستعانة

بمتحدث نشيط ومعروف؟ هل تريد لجلسات المؤتمر أن تكون عامة حيث يتجمع الحضور لسماع المتحدثين؟ أم تريد جلسات

لمجموعات صغيرة من الحضور تناقش جوانب محددة من الموضوع الرئيسي؟ ماذا عن مكان انعقاد المؤتمر:  هل سيكون قريباً

من مقر الشركة؟ أو في المكان الأنسب للحاضرين؟

.

3. إعداد الميزانية

بعد تحديد الغرض الرئيسي وتحديد قائمة الأهداف التي تريد للمؤتمر تحقيقها يأتي إعداد الميزانية، احرص على إدراج كل الفئات

وخصص بنداً منفصلاً في الميزانية لكل جانب من المؤتمر: هل ترغب بالاستعانة بمتحدثين مأجورين؟ هل سيتضمن المؤتمر

وجبات طعام؟

بالنسبة لمكان انعقاد المؤتمر: هل تريد قاعات كبيرة تستوعب مئات الأشخاص؟ أو ربما تفضل قاعات صغيرة تتسع لمجموعات

محدودة من الحاضرين؟ هل ستتعاقد مع شركة لصناعة مواد مطبوعة أو ستلجأ للإنترنت لنشر المعلومات حول المؤتمر؟

ضع قائمة بكل ما تحتاجه وحدد كلفة كل بند بشكل تقريبي، ثم ابدأ عملية البحث عن مكان قادر على استيعاب المؤتمر بشكل

كامل. ابحث عن أماكن تقدم عروضاً مرنة ومجهزة بشكل جيد للتعامل مع متطلباتك.

.

4 . تعديل الميزانية

بعد المقارنة بين متطلبات وأهداف المؤتمر والميزانية المتوفرة ستجد نفسك أمام أحد أمرين:

أ) الميزانية كافية تماماً وفي هذه الحالة أنت على استعداد لاستكمال التخطيط بشكل جدي

 ب ) لديك نقص في الميزانية وعليك إعادة النظر في الخطة.

على سبيل المثال إذا كنت تخطط لثمان جلسات على مدى يومين قم بتبسيط المؤتمر لأربع جلسات ولمدة يوم واحد فقط،

إذا طالب المتحدثون بأجور عالية ابحث عن متحدث مناسب يقبل القيام بنفس المهمة بسعر أقل أو تطوعاً.

.

5. دراسة موعد المؤتمر

الفترة الزمنية للتخطيط يجب أن لا تقل عن سنة ويفضل أن تكون أطول من ذلك لأن المؤتمرات تتضمن الكثير التحضيرات

والأمور اللوجستية، أنت بحاجة لتأمين مكان لانعقاد المؤتمر والاتفاق مع المتحدثين والباعة وإذا كانت فترة التخطيط قصيرة لن

تتمكن من التوفيق بين جميع هه العناصر في يوم واحد.

عليك تحديد موعد المؤتمر أثناء عملية التخطيط ومن المستحسن أن تكون على اطلاع على مواعيد توافر الأماكن المناسبة

لاستيعاب المؤتمر الذي تخطط لإقامته، وعلى المواعيد الشاغرة على جدول أعمال المتحدثين والباعة الذين ترغب بالتعاقد معهم.

بعد الاطلاع على جميع هذه المعلومات تستطيع تحديد الموعد المناسب للمؤتمر.

.

 6 . حجز مكان المؤتمر

ابدأ بالإجراءات اللازمة لحجز المكان الذي سيعقد فيه المؤتمر.

.

7 . تعاقد مع المتحدثين والموردين

اتخذ جميع الإجراءات اللازمة للاتفاق مع الخطباء والباعة الذين ترغب بالتعامل معهم، أرسل لهم تاريخ وموعد المؤتمر وأية

مواد أخرى قد يحتاجونها.

.

 8 . تحديد جدول الأعمال

قد تتكون لديك فكرة واضحة عن جدول الأعمال في جلسات النقاش الأولية، وقد تحتاج في مرحلة ما الجلوس وكتابة جدول أعمال

المؤتمر بشكل مفصل، عليك تحديد جدول أعمال متماسك مباشرة بعد تحديد موعد ثابت للمؤتمر. تأكد من تعميم جدول الأعمال

حتى يتسنى لجميع الأطراف الاطلاع والمشاركة قبل الانتهاء منه.

.

 9 . الإعلان عن المؤتمر

من الضروري الإعلان عن كل الاجتماعات الداخلية والخارجية في الشركات سواء كان الحضور إلزامياً أو لا وأياً كان الغرض

من الاجتماع (تحفيز فرق المبيعات، إطلاق منتج جديد…..) الإعلان سيحفز المشاركين ويعطيهم فكرة مسبقة وسبباً للحضور،

الدعاية تلعب دوراً مهماً بإقناع المشاركين أن الحضور سيكون مفيداً لهم، ويجب استخدامها كقناة لنشر المعلومات حول مواعيد

المؤتمر وجدول الأعمال ومكان المؤتمر والعناصر التي يمكن ان تجذب الحضور. حدد طرق الإعلان التي تريد اتباعها: المواقع

الإلكترونية، رسائل البريد الكتروني، الكتيبات والمنشورات، أو أي مزيج من هذه الأدوات.

.

10 . تقييم المؤتمر

بعد انتهاء المؤتمر قم بدراسة تعليقات الحاضرين وردود أفعالهم بشكل واقعي، من الجيد إجراء استبيان قصير للمشاركين لمعرفة

آرائهم ومدى استفادتهم، عليك الرجوع إلى الغرض الرئيسي للمؤتمر: مثلاً إذا كان الهدف إطلاق منتج جديد: هل استفاد الحضور

معلومات قيمة حول هذا المنتج؟ هل كانوا مرتاحين خلال الاجتماع؟ هل كان المؤتمر مفيداً لحياتهم المهنية؟

.

التخطيط للمؤتمرات أمر معقد يجب مقاربته بخطة شاملة وخطوات محددة للتنفيذ، هذه النصائح العشر تضمن استعدادك للتخطيط

لمؤتمر ناجح يساعدك في بناء رؤيتك وشخصيتك ضمن الشركة.