تؤثر طريقة تعاملك مع العميل – والعمل بحد ذاته –على نجاح العلاقة بالتأكيد. التسليم في الموعد النهائي، وأداء العمل بجودة عالية، والالتزام بالنطاق
المحدد، والتواصل الواضح والمستمرّ؛ كل ما سبق هي المبادئ الأساسية للعمل كمستقل. ما لم يُتطرَّق له كثيرًا هو كيف توجه علاقات عملائك الجدد
نحو النجاح حتى تجري كل تلك الأمور بسهولة؛ وربما بطريقة طبيعية.إليك تسع طرق لتدفع بنفسك نحو النجاح عندما تتعامل مع عميل جديد.
.
1. حدد ميزانيتك النهائية
الخطوة الأولى بعد حصولك على عميل أو مشروع جديد هي أن تحدد ميزانيتك، المبلغ الذي سيُدفَع لك، ومتى وكيف سيتم ذلك. اجعل العميل يوافق على
ما سيدفعه لك خطيا – في العقد الخاص بك، أو بواسطة البريد الإلكتروني، حدد بوضوح الساعات التي من المتوقع أن تعمل فيها ( إن كنت تعمل بمعدل
ساعي) أو ما هو المعدل الثابت للمشروع حتى تُنهي العمل بالكامل. في أغلب الاحيان ستُذكَر ميزانيتك النهائية التي اتُّفِق عليها في نطاق العمل.
.
2. حدد نطاق عملك كتابيا
خلال مرحلة التفاوض مع العميل الجديد، يجب أن تكون قد حددت أهدافه ووافقت على كيفية مساعدتك له في تحقيق هذه الأهداف. قبل أن تباشر رسميا
بالعمل، أعد تكرار ما اتُّفِق عليه من ناحية الإنجازات والتوقعات من كلا الطرفين كتابيا.
على نحو مشابه لميزانيتك النهائية، بإمكانك المشاركة والموافقة على نطاق عملك في أي مكان تستطيع إعادة النظر فيه في حال حدوث مشكلة أو خلاف.
يجب أن يتضمن نطاق عملك، في الحد الأدنى، ما يلي:
.
-الإنجازات المتوقعة منك: ما هو العائد على العميل.
-تاريخ استحقاق إنجازاتك: أسبوعيا، شهريا، ربعيا – مع ذكر التواريخ بدقة.
-أهدافك الكمية (المقاييس) والنوعية كمستقل: النتائج التي من المتوقع أن تقدمها.
-كيف سيتم قياس نتائجك: مقاييسك الأساسية: الاشتراكات، المتابعات، زيارات الموقع .. إلخ.
-كيف ستُبلَّغ عن نتائجك، ومن هو المسؤول عن مراقبة النتائج ومتى.
-أية اجتماعات من المتوقع أن يحضرها احد الطرفين أو كليهما: على سبيل المثال، متابعات أسبوعية.
-المبلغ الذي سيُدفَع لك، متى وكيف.
-النقاط الهامة التي يتم تحقيقها.
إن نطاق العمل هو الطريقة الأكثر كفاءة وفعالية لإدارة التوقعات. يمكنك أنت وعميلك أن تعيدا النظر في توقعاتكما عندما يظهر أي سؤال حول
الإنجازات. تعمل التوقعات كاختبار للنزاهة للتأكد من أن الجميع متفقون، كما يمكنها أن تكون أداة رائعة للتأثير عندما يتم التفاوض على نطاق أكبر
أو معدل أعلى.
.
3. اتفق على معايير التواصل وآليته
ستتداخل طريقتك في التواصل قليلا مع نطاق عملك، لكنها تتعدى ذلك. يجب أن توضح طريقتك كيف ستتواصل مع عملائك، وماهي الطرق التي
ستستخدمها (على سبيل المثال Slack أو Trello أو Asana). يجب أن تغطي أيضا ما سيتم إنجازه عند كل اجتماع مع الفريق، ومتى سيتم
الاجتماع، واية توقعات أخرى للتواصل.
ستتعرض طريقتك لبعض التجارب والأخطاء وستتغير مع مرور الوقت. حاول أن لا تكون مقاوما جدا للتغيير بغية التوصل الى ما يناسب الطرفين
بطريقة أفضل. على سبيل المثال، أنهت CloudPeeps تحديثا يتعلق بالكيفية التي نجتمع فيها مع عملائنا ونضع مسارات عمل جديدة للبقاء على تفاهم
بين الاجتماعات. كان هذا هو الحل الأفضل لنا من ناحية الإنتاجية وإزالة العقبات. لكن الأمر تطلب بضع مقاربات لمعرفة الأنسب لنا، خاصة وأننا
منتشرون في مناطق زمنية مختلفة.
.
4. اجمع كل كلمات المرور وأمِّن الملفات
كجزء من آلية تواصلك مع العملاء الجدد، اجمع كل كلمات المرور المرتبطة وتسجيلات الدخول في اللحظة التي تبدأ فيها عملك. نقترح أن تستخدم
منصة آمنة كـ 1Password لتضمن ألا تُختَرَق المعلومات الحساسة لعميلك. يمكنك أن تنشئ في 1Password مجلدا خاصا بكل عميل بحيث يكون
كل شيء منظما ويسهل الوصول اليه من مكان واحد. (نصيحة من الخبراء: تذكر أن كل البرمجيات التي تدفع لاستخدامها في عملك كمستقل تخضع
لضرائب قابلة للخصم!).
.
5. حدّد أهدافًا مرحلية
يخلُق تقسيم المشروع على مراحل فرصة لإعادة التفاوض. حدّد واحدا أو أكثر من أهدافك في اتفاقية العمل لتكون فرصة لإعادة النظر فيما أُنجِز، وكيف
أُنجِز. يمكنك، عوضا عن ذلك، تقسيم المشروع على مراحل ومراجعتها دوريًّا. نعيد – في CloudPeeps – كل ثلاثة أشهر النظر في المحتوى
وإستراتيجيات المجتمع الخاصة بنا لتحديد ما الذي نجح وما الذي لم ينجح وما هي التغييرات الواجب إجراؤها. هذا هو الوقت المناسب للاحتفال
بالانتصارات وإعادة ترتيب الأولويات. تتضمن الأمثلة عن الأهداف المرحلية: مراجعة المحتوى، الوصول لـ 10.000 متابع على تويتر، عقد مراجعة
التقارير، 1.000 اشتراك ..إلخ.
.
6. جهّز عمليتك الداخلية
كلما حضّرت نفسك لعمل ناجح مع العميل، كلما كان ذلك أفضل. وهذا يعني التنظيم. تأكد من تحديث مفكرتك بمواعيد اتصالات عملائك واجتماعاتهم،
أنشئ ألواح Trello أو مشاريع Asana التي ستستخدمها، حمّل أية أدوات أخرى قد تستخدمها في العمل، أنشئ ملفات آمنة في حسابك على
Dropbox لتحفظ كل أعمالك .. إلخ.
أنشئ قائمة يومية أو أسبوعية بكل ما يتوجب عمله لهذا العميل أو المشروع. بتلك الطريقة، يمكنك الاستيقاظ كل يوم وأنت تعرف تماما ما الواجب
إنجازه. إن فعلت ذلك مع كل عملائك، ستكون قادرا على تحسين عملك كمستقل أسرع مما يمكن تخيله!
.
7. افسح مجالا لردود الفعل
التواصل الواضح والمستمر بين المستقل والعميل هو حجز الزاوية في أية علاقة ناجحة. والجزء الأهم بناء تواصل مستمر هو إيجاد طُرُق لتلقي ردود
اﻷفعال باستمرار. عندما تضع جدول أعمال للاجتماعات الأسبوعية، خصص وقتا لعميلك ليشارك بردود فعله البناءة حول العمل الذي قمت به.
الاعتراف بردود الفعل – السلبية أو الإيجابية – عن طريق إعادتها مرة أخرى والتفكير العميق بما يمكنك القيام به على نحو مختلف، أو الاستمرار بما
تقوم به، هو الطريقة الوحيدة لتبقي عملاءك سعداء وراغبين في مواصلة العلاقة.
.
8. ضع الحدود مقدما
أخبر العميل مسبقا، عند تحديد نطاق العمل وآليات التواصل، بأي عطل أو إجازات تخطّط لها. تتّضح بهذه الطريقة التوقعات، ويمكنك أنت وعميلك
التخطيط وفقا لها. إن كنت، على سبيل المثال، مديرا لشبكة اجتماعية وستأخذ عطلة، جدوِل المنشورات قبل أن تغادر، وتأكد من قيام شخص من الفريق
بالرد على أي شيء عاجل – وبذلك يتوفر لديهم كل ما يحتاجونه للقيام بذلك.
الأهم من ذلك كله، أظهر الأوقات التي تكون متاحا فيها للإجابة على البريد الإلكتروني، الرسائل الفورية أو المكالمات. أيا كان ما تفعله، قاوم الرد على
البريد الإلكتروني للعميل في الحادية عشرة مساءً ما لم يكن شيئا عاجلا للغاية. ضع الحدود والتوقعات مبكرا حتى لا يساء استخدامها لاحقا. سيحترم
العميل حقيقة كونك تعمل مع عملاء آخرين ولديك حياتك الخاصة. حقق الاستفادة القصوى من ادوات مثل Boomerang التي تتيح لك جدولة رسائل
البريد الإلكتروني لإرسالها في وقت لاحق.
.
9. أنشئ قائمة لتهيئة العميل
اجمع الخطوات المذكورة سابقا في قائمة ليتاح لك استخدامها مع كل عميل. Trello اداة رائعة لعمل ذلك. فوجود عملية مكررة سيجعل مسألة تهيئة
العميل أسرع وأسهل بكثير ولن يغيب عنك شيء منها. يمكنك أيضا مشاركة هذه القائمة مع عملائك حتى يعرفوا ما الذي يتوقعونه خلال العملية
ويحضّروا كل ما يحتاجونه مقدما. إضافة لذلك، فكر بمدى اعجابهم بمهاراتك التنظيمية!
