إذا كنت تبدأ عملك مبكرًا وتتركه متأخرًا جدًا، وتقضي ساعات طويلة فيه دون أن تشعر بأنك أنجزت ما يجب عليك إنجازه
فأنت، إذًا، بحاجة إلى التفكير في صناعة وإعداد جدول المهام الخاص بك؛ فمن خلاله يمكنك أن تضمن لنفسك العمل بكفاءة
وفعالية، وفي نفس الوقت، أن تجد لنفسك وعائلتك وقتًا تقضيه معهم.
إن جدولة الوقت هي فن التخطيط لأنشطتك ومهامك المختلفة؛ حتى تتمكن من تحقيق أهدافك، وأولوياتك في الوقت
المتاح لك. ومن شأن جدول المهام أن يساعدك، كذلك، في إدراك ما يمكنك تحقيقه بشكل واقعي خلال الوقت المتاح لديك،
كما أنه يؤكد لك أن لديك الوقت الكافي لأداء كل مهامك الأساسية، ويضمن لك العمل بثبات على تحقيق أهدافك
الشخصية والمهنية على حد سواء، بالإضافة إلى أنه سيعينك في التغلب على المهام الطارئة وغير المخطط لها، والأهم
من ذلك كله أن جدول المهام الفاعل يساعدك في تحقيق نوع من التوازن الجيد بين العمل والحياة الشخصية.
وطالما أن لجدول المهام تلك الأهمية الكبرى، فالسؤال المنطقي الآن: كيف نُعده بشكل جديد؟ سنرصد أهم الخطوات
التي تساعدك في تحقيق هذه المهمة الأساسية وذلك على النحو التالي:
.
اقرأ أيضًا:8 نصائح تساعدك علي ادارة الوقت في مشروعك
.
تحديد الوقت المتاح
الوقت مورد أساسي لا يمكننا زيادته أو نقصانه، لكننا نحن الذين نوزع المهام على الوقت المتاح لدينا أو العكس، وفي كلتا
الحالتين سنكون مضطرين، كخطوة أولية، إلى أن نعرف الوقت المتاح لدينا والذي نمتلكه بالفعل.
صحيح أن اليوم 24 ساعة وأن ساعات العمل هي 8 ساعات على الأغلب، لكن خلال هذا اليوم كم من الوقت تريد تخصيصه
لكل مهمة من المهام الملقاة على عاتقك؟ هذا سؤال متروك لك بطبيعة الحال، لكنه يتوقف على أهدافك الشخصية
والمهنية على حد سواء.
.
جدولة المهام الأساسية
تنقسم المهمة التي يتعين علينا أداؤها إلى مهام أساسية وأخرى فرعية، في البداية، عليك العثور على الوقت اللازم لمهامك
الأساسية التي تتوقف على طبيعة عملك والتي تحددها طبيعة عملك أيضًا، سواءً كنت مديرًا أو موظفًا.
هذه الإجراءات الأساسية هي تلك الإجراءات التي إن تخلفت عن اتباعها طالك الضرر، بخلاف المهام الأخرى الفرعية التي
قد تُكافأ على أدائها فيما لن يطالك مكروه إذا لم تفعل ذلك.
.
اقرأ أيضًا:كيف تحافظ علي وقتك باستخدام مصفوفة إدارة الوقت
.
جدولة الأنشطة الأكثر أولوية
هناك الكثير من التصنيفات للمهام المختلفة، وتختلف هذه التصنيفات تبعًا للزاوية التي يتم من خلالها النظر إلى هذه
المهام ذاتها، لكن مما لا شك فيه أن الأنشطة الأكثر أولوية هي رأس هذه التصنيفات. هذه الأنشطة ذاتها هي التي يتعين
عليك إيجاد أو بالأحرى تحديد الوقت الكافي لممارستها.
ومن الأهمية بمكان أثناء جدولة هذا النوع من المهام أن تختار لها الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية وكفاءة، وهذا يختلف
باختلاف الأشخاص بطبيعة الحال، فبعضهم يعمل بكفاءة في الصباح، فيما يتألق آخرون في فترة ما بعد الظهر أو المساء،
لا ضير في هذا الاختلاف طالما أن هذه المهام سيتم إنجازها في الوقت المحدد لها بالضبط.
.
اقرأ أيضًا:التحكم في وقت الفراغ.. هل نحن مشغولون حقًا؟
.
تخصيص وقت للطوارئ
لن تسير حياتك كالساعة، ولن تعدم منغصًا هنا أو معرقلًا هناك؛ لذلك عليك أن تكون مستعدًا لهذه المستجدات غير
المتوقعة، ولتلك الأمور الطارئة التي هي لا بد واقعة؛ حتى إذا وقعت لا تتفاجأ بها، ولا تدعها تعطلك عن إنجاز مهامك
المحددة سلفًا.
.
تحليل أنشطتك الخاصة
الآن حان وقت إعادة النظر في جدول مهامك ذاته، فإذا ألفينا أنه أخل في الوفاء بأحد أهدافه كأن لم تتمكن من أداء كل
مهامك في الوقت المطلوب، أو إذا لم تجد الوقت الكافي لنفسك ولحياتك العائلية، فحينئذ يتوجب إعادة النظر في هذا
الجدول، وفيما أدرجته فيه من مهام، بحيث يمكنك إبعاد غير المهم منها، أو تفويض بعضها لشخص آخر.
وهكذا تظل تتأمل جدول المهام الخاص بك، وتختبر مدى دقته وجودته، حتى تصل إلى أفضل نسخة منه، تساعدك في
الوفاء بأهدافك الشخصية والعملية في الوقت ذاته.
