مع وجود الانترنت وتعقيد الأعمال التجارية، والتي أدت بدورها إلى حاجة دائمة لتوفير الوقت وتنظيمه، ظهر
الايميل وسيلة تواصل فعالة وسريعة تترك رسالتك للشخص، وبالتالي يمكنه قراءتها متى أراد أو متى كان
متفرغاً لذلك.
على الرغم من وجود وسائل أخرى للتواصل، إلا أن الكتابة لا زالت تشكل الوسيلة المستخدمة على نطاق واسع
في العالم. لكن يمكنها أن تسبب العديد من الارتباكات إذا لم يتم الاستفادة منها بالشكل المناسب والملائم:
كتابة غير صحيحة أو تحتوي على الأخطاء الاملائية على سبيل المثال.
ناهيك عن أن الايميل هو إحدى الأدوات الفعالة في التواصل مع العملاء.
لهذا السبب، من المهم أن تتعلم كيف تكتب بأسلوب جيد ومشوّق. خصوصاً إذا تعلق الأمر بكتابة ايميل أو بريد
الكتروني. هناك بعض الأمور والتقنيات الخاصة التي يجب الانتباه لها عند كتابة الايميل.
عند استخدام الايميل في إرسال نشرة إخبارية أو newsletter للعملاء، يجب أن يساعد هذا الايميل على
ضمان تواصل فعال وواضح ومفيد معهم.
لهذا السبب، فكرنا في إعداد مقالة تتحدث عن 13 نصيحة مفيدة تساعدك على تعلم طريقة كتابة ايميل .
بهذا تتمكن من كتابة ايميل هادف، واضح وقد يساعدك على تحقيق عملية البيع الأولى.
.
كيف تكتب ايميل ناجح ؟ نصائح هامة لجميع أنواع الايميلات
إذا كنت تريد أن تتعلم كيف تكتب ايميل ، فإن الخطوة الأولى في هذا المضمار هي أن تفهم جيداً الشخص
الذي تريد مخاطبته في الايميل. مَن هو؟ وبمَ يتميز؟ لماذا أكتب الايميل، وتحت أي ظرف من الظروف؟
لتسهيل الأمر عليك، و لتتمكن بالفعل من الاستفادة من جميع نصائحنا في جميع المناسبات والظروف،
قررنا تقسيم النصائح حسب الغاية من كتابة الايميل:
أ) نصائح عامة
ب) نصائح لكتابة ايميل شخصي
ج) نصائح لكتابة ايميل مهني احترافي ويفيد في المبيعات
أما الآن، سنبدأ بالنصائح العامة التي تفيد في أي نوع من الايميل
.
أ) نصائح عامة لتتعلم كيف تكتب ايميل
1- خطط للايميل و لعناصره بشكل مسبق
عند كتابة ايميل، يجب أن تنظم أفكارك قبل أن تبدأ الكتابة بشكل فعلي.
حدد محاور رئيسية للكتابة: بداية، عرض وخاتمة.
في البداية: قدم للموضوع و للفكرة من الايميل.
في العرض: تحدث عن تفاصيل الموضوع بإيجاز.
في الختام: اترك الرسالة الأخيرة أو الطلب الأخير للشخص أو أكد على نقطة معينة.
قم بذلك قبل أن تبدأ بكتابة الايميل، ووزع الأفكار إلى فقرات صغيرة.
بهذا الأسلوب، يصبح أسهل بكثير عليك تقسيم أفكارك ويتمكن الناس من فهمك بسهولة أكبر.
إذا كنت تتوقع استلام رد على رسالتك في الايميل، اذكر ذلك صريحاً في الايميل:
-في انتظار الرد
-أرغب في المعرفة أكثر
-أحتاج لإجابة لمتابعة السير في الموضوع
هناك بعض الأفكار التي تساعدك على وضع المخطط العام للايميل:
-استخدم نوعاً واحداً فقط من الخط وحجم واحد فقط
-حدد بالأسود الغامق فقط الكلمات التي تراها ضرورية جداً أو تستحق انتباهاً خاصاً: تجنب قدر الإمكان
استخدام الألوان إلا إذا كان لوجودها ضرورة وأهمية
-لا تكتب فقرات طويلة جداً.
.
2- كن مختصراً وموجزاً في الايميل
تذكّر دوماً أن الاشخاص الذين سيقرؤون الايميل لديهم بالتأكيد أموراً أخرى يقومون بها، وليس فقط قراءة
الرسائل التي تصل إلى البريد الوارد. لهذا السبب، كُن هادفاً وموجزاً.
إن استخدام نص دسم قد يجعلك تخرج عن الموضوع الأساسي. قد لا يفهم الشخص المستهدف بالايميل
الهدف من النص، وبهذا تضيّع الوقت وأنت تشرح كل شيء وأكثر من مرة.
إذا كنت بحاجة بالفعل إلى كتابة ايميل طويل، حاول استخدام فقرات تشرح بطريقة مختصرة ما تود قوله.
وكل فقرة تريد شرحها لا تضع فيها أكثر من مقطعين.
تذكّر أنه عندما تجيب على ايميل يجب أن تقدم إجابة على كل سؤال طرحه عليك الشخص الذي تريد مراسلته.
لكن هذا لا يعني أن تضع الكثير من المعلومات بحيث تجعل الشخص المستهدف بالايميل لا يفهم ما تريد منه.
حاول أن تكون هادفاً.
.
3- حدد موضوع الايميل بعد الانتهاء من كتابته
جميعنا يتلقى العديد من الرسائل البريدية في كل يوم، وهذا ما يجعل الصندوق الوارد لدينا مزدحماً بالرسائل
التي تحتاج إلى قراءة.
لهذا السبب، حاول أن تجعل ايميلك مختصراً قدر الإمكان ولا تترك أي مجال للشك أو سوء التفاهم.
يجب أن تضع عنواناً للايميل فقط عندما تنتهي من كتابة النص بالكامل. حاول أن تختار الموضوع بحيث يلخص
بوضوح الفكرة الأساسية من النص.
في هذا السياق، ننصحك أن تحدد عنوان الايميل فقط بعد الانتهاء من كتابة الايميل بالكامل، من المهم أن
تلخص الموضوع بالكامل بسطر واحد تجعله عنوان الايميل.
تذكر أن ترك عنوان الإيميل إلى النهاية يساهم في احتمال أن تنسى وضع عنوان، لهذا انتبه إلى هذه الناحية.
لأنه عندما ترسل ايميل بدون عنوان، قد لا يتم قراءته أو فتحه من الأساس.
انتبه كثيراً أيضاً عندما تستخدم كلمات طارئة مثل “عاجل”، “أمر هام”: عندما يقرأ الشخص المستهدف بالرسالة
مثل هذه الكلمات في عنوان الايميل، يدرك أن هذا الايميل يجب أن يتم منحه عناية فائقة وسريعة، لكنه في
نفس الوقت قد يعتقد أن مثل هذه الكلمات قد تم وضعها في بعض الأحيان فقط لجذب الانتباه.
بهذا الأسلوب يرى الشخص الذي يستلم مثل هذا النوع من الرسائل أنه في حال وجود موضوع هام جداً، يمكن
أن يتم حله عبر وسائل أخرى، مثل الهاتف أو الدعوة لعقد اجتماع، وبهذا قد يميل إلى تجاهل هذا النوع
من الايميلات.
.
4- كن واضحاً في الايميل
قبل أن ترسل الايميل، راجع كل كلمة كتبتها فيه. تأكد من ان الكلمات أو المصطلحات التي استخدمتها لن
تترك أي مجال للشك لدى الشخص الذي يستلم الايميل.
من الضروري جداً أن تكون واضحاً. انتبه إلى كل عبارة تكتبها في الايميل، خصوصاً من الناحية القواعدية.
من المهم في مثل هذه الظروف أن تفكر في طبيعة الشخص الذي سوف يستلم رسالتك، مستواه العلمي
والمناخ الذي ترسل فيه الرسالة البريدية، فإذا ادركت أنه لا مجال لاستخدام اللغة المحلية أو اللهجة، استخدم
فقط اللغة الفصحى.
على الرغم من حقيقة أننا نحن العرب نميل بالفطرة إلى استخدام اللغة العربية الفصحى عند كتابة ايميل،
في بعض الأحيان قد يحدث العكس أيضاً.
أما في العمل، لا تفكر أبداً في استخدام كلمات محلية أو لهجات عامية، استخدم فقط اللغة العربية الفصحى.
.
5- كن مهذباً في أسلوب الكتابة
هذه النصيحة هامة جداً ومفيدة. كن دوماً مهذباً ولطيفاً مع مَن تتحدث إليه في الايميل. إذا كنت تريد أن
تتعلم كيف تكتب ايميل ، هذه النصيحة أساسية.
من المهم ألا تجرب الحديث عن موضوعات تخرج عن سياق الفكرة من كتابة الايميل.
لا تفقد تركيزك عن الموضوع الذي تكتب من أجله الايميل. قدم إجابات واضحة عند الضرورة.
يجب على اللغة التي تستخدمها أن تكون ملائمة. تذكر دوماً استخدام بعض الكلمات التي تحدث كل الاختلاف
في اللهجة وتضفي مناخاً من الذوق والاحترام على الايميل… عبارات مثل “عذراً” “رجاءً”، “شكراً جزيلاً” هي
عبارات مفيدة.
.
6- حدد الأشخاص المستهدفين بالايميل في النهاية
تخيل أن ترسل ايميل إلى الشخص الخطأ… تخيل أن ترسل ايميل إلى شخص لا يجب أن يكون مدرجاً في
قائمة الإرسال…
لكن إذا اخترت الشخص المستهدف بالايميل في النهاية، يصبح أسهل بكثير عليك التركيز جيداً على الاسم
واختياره كما يجب.
قم بمراجعة كل ما كتبته في الايميل، وتأكد من وضع ايميل الشخص المناسب.
إن مثل هذا الانتباه يوفر عليك الحاجة لكتابة عبارات مثل: “تجاهل لو سمحت هذا الايميل”.. وغيرها
.
ب) نصائح لكتابة ايميل شخصي
كما ذكرنا، من المهم أن نفكر في الشخص الذي سيتلقى الايميل إذا كنت تريد ان تتعلم كيف تكتب ايميل .
عندما تتواصل مع أصدقائك أو أقاربك، بالتأكيد تميل إلى استخدام لغة أقل رسمية.
عند كتابة ايميل شخصي:
1- تجنب الرسمية الفائقة إذا لم يكن لها داع
في يومنا هذا، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى أي شخص في العالم. لهذا يجب أن يكون أسلوب التحدث
من خلال الايميل ودرجة الرسمية متوافقة مع درجة الحرية وعدم الرسمية التي توجد بينك وبين الشخص
الذي تكتب إليه.
لكن بالمقابل ننصحك ألا تبالغ في أسلوب عدم الرسمية أثناء التعامل مع الآخرين عبر الايميل، لأن مثل هذا
السلوك قد يجعل أيميلك محطاً لسوء الفهم وقد لا يدرك الشخص المتلقي للرسالة ما تود قوله بالضبط
في الايميل.
.
2- كُن طبيعياً في طريقة كتابتك
أن تتعلم كيف تكتب ايميل ، خصوصاً عندما يكون الايميل شخصي، لا يعني أبداً أن تغير من أسلوبك في
الكتابة أو أسلوبك الذي يعبر عنك.
لا تقلق أبداً من استخدام كلمات وعبارات ترددها عادة في يومك المعتاد، حتى لو خرجت قليلاً عن الشكل
القواعدي الصحيح أو الأسلوب القواعدي المعتاد، أنت تكتب ايميل شخصي لأصدقائك أو أقاربك، ولا مشكلة
في هذا.
لا تحاول أبداً في مثل هذه الظروف أن تفاجئ زميلك أو قريبك بالمصطلحات الفخمة أو المرصعة، كما يُقال،
ايميلك هو غير رسمي بطبيعة الحال، ركز على أسلوبك وعلى كلماتك المعتادة وسترى أن رسالتك تصل إلى
الهدف المراد منه وبشكل إيجابي جداً.
.
ج) نصائح لكتابة ايميل مهني احترافي ويفيد في المبيعات
الآن، نأتي إلى جزء النصائح الأهم على الإطلاق، باعتبارها نصائح تساعدك على كتابة ايميل في العمل أو
للأغراض المهنية، في مجال المبيعات وغيرها.
بالإضافة إلى كافة النصائح العامة التي ذكرناها في مقدمة النص، يمكننا التركيز على مجموعة من
النصائح الأخرى التي تتعلق بهذا المجال:
1- أظهر نمط رسمي في الكتابة
هنا نريد عكس ما تحدثنا عنه في الأعلى عن إمكانية التحدث بلغة غير رسمية. هنا، بما أنك تكتب ايميل في
العمل، من الضروري أن تنتبه إلى الإيقاع المستخدم في اللغة بحيث يكون رسمياً ويعكس الاحترام.
عند الترحيب أو إلقاء التحية، تأكد من استخدامك لأفضل الأساليب في الترحيب بالشخص المستهدف
في الايميل.
انتبه أيضاً إلى السلم الإداري، في حال كنت تتحدث مع مديرك المباشر هذا شيء، وإذا كنت ترسل إيميلاً إلى
المدير الإقليمي للشركات فهذا أمر آخر، ولهجة أخرى، أليس كذلك؟
حاول أيضاً قدر الإمكان أن تتجنب استخدام اللهجات المحلية أو الاختصارات لأنك لست متأكداً من أن الجميع
سوف يفهمها، خصوصاً عندما يكون هناك حاجة إلى تمرير هذا الإيميل أو مشاركته مع أشخاص آخرين،
إذا كان يتحدث عن مؤشرات الأداء، أو مناقشة فكرة في الأعمال على سبيل المثال.
عند اختتام الايميل أيضاً انتبه إلى الأسلوب الذي تختم به رسالتك، استخدم عبارة رسمية للتحية، مثلاً “مع
أطيب التمنيات” “مع تحياتي”، “تحية واحترام”، “أخلص التحية والاحترام”…الخ
.
2- لخص القرارات التي يتم اتخاذها في الايميل بشكل رسمي
يعتبر الايميل وسيلة تخاطب مهمة من أجل اتخاذ القرارات. لهذا السبب، بعد الانتهاء من اجتماع ما، تأكد من
أن تذكر وتلخّص النقاط الهامة التي تم التوصل إليها في الاجتماع وأذكرها في الايميل.
أرسل هذا الايميل إلى جميع الأطراف التي شاركت في الاجتماع، واطلب من الجميع، في حال الإمكان،
تأكيد استلامهم للايميل.
تعلم أيضاً كيف تكتب ايميل تلخص به أيضاً المحادثات غير الرسمية وكذلك تنفيذ التزام أو مهمة ما بالتعاون
مع فريق العمل لديك أو مع أحد معين.
.
3- حاول جذب انتباه الشخص المتلقي للايميل التجاري بطريقة ذكية
فكر في المشكلة أو الحاجة أو الألم الذي يعاني منه الزبون المحتمل أو الشخص الذي سيتلقى ايميلك أو
عرضك التجاري.
حاول أن تركز التعليق عن هذه المشكلة أو الفكرة في بداية النص وفي المقدمة. استغل الفرصة عندها لتؤكد
على أن منتَجك أو الخدمة التي تقدمها هي الحل الأمثل الذي يساعد الشخص على حل المشكلة أو
إشباع الحاجة.
لنفترض أن المنتَج الذي تقدمه يساعد الناس على تعلم اللغة الانجليزية. يمكنك أن تبدأ الايميل بمقدمة قصيرة
تعزف فيها على الوتر الحساس وعلى المشكلة الأساسية لدى الناس في تعلم اللغة الانجليزية على الرغم من
أهمية الحاجة لها.
مثال: “جميعنا يعلم أن تعلم لغة أجنبية يفتح لنا آفاقاً وفرصاً أوسع بكثير مما نعتقد، صحيح؟ إذا كان هذا حلمك
وتحلم في تحقيقه فإن هذه الرسالة البريدية هي لك أنت بالذات”…
ما يمكن ملاحظته في هذه المقدمة هو أنها أثارت انتباه الشخص المتلقي للايميل إلى المشكلة الأساسية أو
الأمر الذي قد يكون بحاجة إليه ويتوقف عليها نجاحه المهني: وهو تعلم لغة أجنبية.
يمكنك أيضاً التركيز على استخدام أسلوب طرح الأسئلة وإقامة حوار قصير مع الشخص المستهدف بالرسالة
بحيث تلفت انتباهه وبهذا يتفاعل مع رسالتك.
.
4- استخدم اسم الشخص المستهدف في رسالتك البريدية
من الضروري أن تتقرب من زبونك الهدف… إن استخدام اسم الشخص في التحاور معه عبر الايميل هو أسلوب
فعال يمكن أن يساعدك على التقرب منه.
هذا يمكنك من كسر الحاجز بينك وبين زبونك وبهذا يصبح الشخص المستهدف أكثر استعداداً وانفتاحاً للتحدث
والتحاور معك.
إذا كنت تستخدم خدمة أو برنامج لنشر الرسائل التلقائية للزبائن، مثل MailChimp، تأكد من ضبط ذلك جيداً.
.
5- وضح الإجراء أو العمل الذي تتوقع من الزبون المحتمل القيام به
يجب أن يحمل الايميل التجاري الذي ترسله إلى الأشخاص لتستهدفهم بأعمالك التجارية عرضاً أو دعوة. فلا أحد
يرسل ايميل فقط للإرسال، بالطبع هناك هدف أو عرض تريد أن تعرضه في ايميلك، صحيح؟
في نهاية نص الايميل الذي تكتبه، ضع دعوة للقيام بإجراء أو Call to Action ، اختصاراً ندعوها بـ CTA.
هنا وفي هذه اللحظة، يجب أن تقود قارئ الرسالة إلى تحميل ملف، النقر على زر، الاشتراك في نشرة بريدية،
التسجيل في موقعك، شراء منتَجك أو خدمتك…الخ
كن إبداعياً في اختيار الـ CTA، حاول أن توضح كيف يمكن لهذا الإجراء مثلاً أن يهم قارئ الايميل أو يساعده
على حل مشكلة أو إشباع حاجة لديه.
في الحقيقة إن هذا الزر أو هذه الدعوة إلى الإجراء هي التي ستكون المسؤولة عن زيادة معدل
التحويل conversion rate وجلب الزيارات أو الترافيك إلى موقع المبيعات لديك
