هل صدر قرار بتعيينك ” مدير ” من قبل ” الادارة ” العليا في مؤسستك ؟ هنيئا ومباركا لك هذا المنصب الجديد,  ولكن؟

بما أن ” الادارة  العليا ” قد قررت تعيينك كـ ” مدير ” جديدٍ في قسم أو ” ادارة ” معينة، فإنها قد وضعت ثقتها فيك وأملها عليك، ولكن ليست ” الادارة

العليا ” هي الوحيدة التي تتوقع منك أداءا” أفضل من المدير السابق، بل حتى الموظفين في القسم الذي عينت كـ ” مدير ”  له فإنهم بعد أن سمعوا بقرار

تعيينك فإنهم قد بدءوا  يتطلعون لمرحلة جديدة مشرقة ويتمنون أن تكون أفضل من سابقاتها ..

ولكن هل هذه الاطراف هي فقط التي سوف تؤثر على عملك المستقبلي ؟؟

أبدا !! بل هناك زملاؤك من المدراء في الأقسام الاخرى الذين يعولون عليك الكثير، كما أن الأطراف الخارجية المؤثرة ( كالموردين والعملاء وحتى

الأطراف الحكومية ) قد تنظر إليك بنظرة الشك والريبة كقادمٍ جديد لـ ” الادارة ” وترغب بمعرفة كيف ستكون إستراتيجيتك الإدارية الجديدة …..

وبالتالي فإنه يتوجب عليك القيام بسلسلة من الاجتماعات الذكية لتكتشف كافة المهام والتطلعات المُناطة بك .

وفيما يلي خمس اجتماعات هامة لا بد منها:

أولا: اجتمع بموظفي قسمك

هناك مجموعة من النصائح التي يجب عليك عملها خلال الاجتماع مع موظفي قسمك:

-حاول أن يحضُر هذا الاجتماع ” المدير ” السابق وقم بشكره وتحيته على الجهود الكبيرة التي بذلها خلال فترة ولايته المُنتهية، وفي حال عدم حضوره

قم بتحيته وشكره غيابيا أمام الموظفين لأن ذلك التصرف سوف يشعر الموظفين بأنك شخص يقدر جهود الآخرين وانجازاتهم.

-قم بتعريف نفسك للموظفين بطريقة واثقة وهادئة وبالتالي سوف ترسل بإشارة ذكية لموظفيك الجدد بأنك شخص هادئ متزن وذكي.

-قم بدعوة الموظفين ليقوموا بتقديم أنفسهم وليس فقط التعريف بأسمائهم أي (شهاداتهم الدراسية الحاصلين عليها ،مدة عملهم في المؤسسة ،حالتهم

الأسرية ، مناطق سكنهم ) و اسأل عن مجموعة كبيرة من التفاصيل الأخرى لكي تشعرهم بأهميتهم بالنسبة لك .

-قم بالاستماع لمشاكل العمل التي يعاني منها الموظفين والحلول المقترحة من قبلهم ، وشجع الموظفين على تقديم اقتراحاتهم بالنسبة لتطوير

العمل في القسم.

-قم بتسجيل النقاط الرئيسية لكل المشاكل والحلول والاقتراحات التي تمت مناقشتها على دفتر صغير لأنها دليل على اهتمامك بآراء موظفيك ولأنها

ستفيدك لاحقا بفائدة أخرى سوف أشرحها لك ضمن الفقرات القادمة.

-اشكر الموظفين على نقاط التطوير المقترحة وعلى جهودهم المبذولة بالعمل.

.

ثانيا : اجتمع مع ” الادارة العليا ” للمؤسسة

بما أن ” الادارة العليا ” هي التي قامت بوضعك في هذا المنصب الإداري فلابد أنها ترى فيك مجموعة من النقاط الإيجابية من ناحية أولى ، وتتطلع لأن

تنجز الاعمال المُناطة بك بطريقة أفضل من ” المدير ” السابق، لذا يجب عليك طرح الأسئلة والاستفسارات التالية خلال الاجتماع مع ” الادارة العليا ”

للمؤسسة و من ثم تسجيلها ورقيا لكي تستطيع الاستفادة منها لاحقا وفيما يلي مجموعة من النقاط التي يفضل الاستفسار عليها خلال الاجتماع الاول مع

الإدارة العليا:

-قم بشكر ” الادارة العليا ” ببداية الاجتماع على ثقتهم فيك وقم بتقديم الوعد لهم على بذل كافة الجهود من أجل حل المشاكل القائمة وتطوير العمل.

-استفسر عن المشاكل الواجب عليك حلها والنقاط الواجب عليك تطويرها.

-اطلب منهم تقديم الدعم والنصح والمشورة الدائمة.

-اشكر ” الادارة العليا ” بنهاية الاجتماع على الوقت الثمين الذي منحوه لك والإرشادات التي تم تقديمها لك.

.

الاجتماع الثالث : مع زملائك مدراء الأقسام الأخرى

في حال كنت من داخل المؤسسة أو من خارجها وتم تعيينك مباشرة بالمنصب الإداري الجديد فإنك لا تزال مجهولا بالنسبة لزملائك ” المدراء ” في

المؤسسة وحتى تزيل هذا الغموض وتكسر حاجز الجليد فيجب عليك عمل اجتماع معهم تقوم فيه بمناقشة مجموعة النقاط التالية:

-تعرف على زملائك ” المدراء ” شخصيا وقم بتعريف نفسك إليهم.

-اسألهم عن سياسة وإستراتيجية المؤسسة وخططها ومشاريعها المقبلة .

-استفسر منهم على حقوقك وواجباتك كـ ” مدير “.

-اسأل عن الخطوط الحمراء التي لا يمكنك تجاوزها كـ ” مدير “.

-تعرف على نقاط قوة وضعف قسمك من وجهة نظرهم الخارجية.

-استفسر من زملائك عن طريقة عمل المؤسسة والنظم التي تتبعها فيما يخص الموارد البشرية والتسويق والأمور المالية ونظم الحوافز.

-اطلب منهم النصح والمشورة والمساعدة الدائمة واشكرهم على النصيحة والدعم الذي قدموه.

-ارسم خطة للتواصل والتعاون بين قسمك والأقسام الأخرى.

.

الاجتماع الرابع : مع المؤثرين الخارجيين

هناك مجموعة من المؤثرين الخارجيين ك ( الموردين للمواد الأولية ، الأطراف الحكومية ، العملاء ) والذين يتأثرون أو يؤثرون على طريقة عمل قسمك

الجديد بطريقة أو بأخرى ولذلك من الهام جدا الاجتماع بهم والاستماع لمشاكلهم التي قد تكون تتعلق مباشرة بأداء قسمك أو على مستوى المنظمة ومن ثم

مناقشة طريقة حل هذه المشاكل ووضع نقاط من أجل تطوير العلاقات وتحسينها وفي نهاية الاجتماع فبالتأكيد لابد من شكرهم على جهودهم وعلى وقتهم

الذي منحوك إياه.

.

الاجتماع الخامس : مع نفسك

إن هذا الاجتماع إن صحت التسمية هو عبارة عن وقفة مع الذات لدراسة كل ما نتج من أفكار ومشاكل وحلول واقتراحات تمت كتابتها خلال

الاجتماعات الأربع الماضية، ولا أبالغ إذا قلت بأنه الاجتماع الأهم والأطول من حيث المدة …

لقد سجلت خلال الاجتماعات الماضية التي قمت بها مع كل من المؤثرين الداخليين ( ” الادارة العليا ” والموظفين ومدراء الأقسام الأخرى بالمؤسسة)

و المؤثرين الخارجيين ( الموردين ، العملاء ، الأطراف الحكومية ) مجموعة كبيرة من النقاط والشكاوى والاقتراحات للتطوير و بالتالي عليك خلال هذا

Meeting ذي الطرف الواحد أن تقوم بما يلي :

-قم بتجميع كل المشاكل التي يعاني منها كل الأطراف الداخلية والخارجية ومن ثم تلخيصها.

-ارجع للأسباب الحقيقية الكامنة وراء هذه المشاكل واربط بين المشكلة والسبب الحقيقي وراءها ( فلكل سبب مُسبب).

-اجمع كافة الحلول المقدمة وقم بتلخيصها واختر الأفضل منها.

-حاول الربط بين المشكلة الحقيقية والمُسبب الرئيسي لها والحل المقترح .

-قم بتلخيص كافة خطط واقتراحات التطوير وضع لمستك الخاصة عليها ومن ثم حاول إعادة صياغتها بشكل أكثر احترافية ضمن خطة وسمها مثلا

( خطة التطوير السنوية).

-قم بعرض خطط حل المشاكل وخطط التطوير على ” الادارة العليا ” ومن بعد موافقة الإدارة العليا عليها، قدم نسخة من خطة التطوير لكل فرد

من أفراد قسمك وضعها في مكان بارز بمكتبك.

.

وبالنهاية هذه هي مجموعة من الاجتماعات المقترحة والتي تختلف من مؤسسة لأخرى بحسب النظام الإداري المتبع بالمؤسسة وبحسب شخص

المدير الجديد ولكن على كل الأحوال يمكنك استخدامها كنموذج يمكنك الاسترشاد به عند اللزوم ..

أخيرا عزيزي ” المدير ” الجديد أتمنى لك النجاح والتوفيق في مهمتك الجديدة …