إذا كنت تقرأ، هذا مؤشرأ أنه لديك القابلية أن تكون أكثر إنتاجاً، ما هي الإنتاجية بالنسبة لك؟ الجواب على الأرجح إنجاز

المشاريع والمهام التي من شأنها أن تخدم أهدافك الشخصية والمهنية، أليس كذلك؟

في كتاب “7 عادات للأشخاص الأكثر فعالية”، العادة رقم واحد هي أن تكون سباقاً، وفي الفصل للعادة رقم واحد، الدكتور ستيفن

كوفي، يفسر دوائر التحكم والتأثير، ويقول الدكتور كوفي أن الأشخاص الفاعلين يركزون طاقاتهم على تلك الأشياء التي يمكن

السيطرة عليها وأنهم يعملون على تلك الأشياء التي يمكن أن تكون مؤثرة.

وخلال ورشة عمل حضرتها مؤخراً، تذكرت هذه الدوائر، وكيف يمكن أن تكون وسيلة فعالة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل،

دعونا نواجه الأمر، لا أحد يجد قيمة أو يكون منتجاً من خلال إضاعة الوقت في القلق بشأن أمور مثل الأعاصير، الإرهاب، ,

الركود الإقتصادي، جميعنا نحصل على دفعات مالية لا تقلق.

وهنا أربع تقنيات كبيرة تعلمتها يمكنك استخدامها لتحسين الإنتاجية:

.

1 . جدول الاجتماعات

مراجعة جدول الأعمال قبل توزيع الأعمال وإسأل نفسك “هل البنود الموجود في هذا الجدول لي أنا أم أي شخص آخر يستطيع

القيام بها وإحداث التأثير؟” ثم إزالة أي من البنود التي لا تستوفي هذه المعايير، وساعدت هذه التقنية العديد من المدراء لتقليل من

الوقت الذي يقضونه في الاجتماعات وزيادة مقدار الوقت لديهم لتنفيذه.

.

2 . تخطي الاجتماعات الغير هامة

هل وجدت نفسك يوماً مطلوب منك أن تحضر إجتماعات موجودة ضمن جدول الأعمال التي ليس لديك أي سيطرة أو نفوذ بها؟

وتحديد اجتماع أسبوعي من قبل أحد المدراء التنفيذيين ليس له أي قيمة، وعندها اقترب من المسؤول عن الاجتماع، واتفقا أنه

سيكون من المستحسن أن يقضي وقته في فعل أنشطة أخرى، وبدلاً من ذلك وإذا كان بحاجة للرد على تساؤل سيكون متاحاً للرد

عليها في وقت اتعقاد الاجتماع، وكانت النتيجة بالتالي أنه استطاع إيجاد وقت إضافي للقيام بأمور أخرى ذات أهمية وقيمة وله

نفوذ وسيطرة عليها.

.

2 . التحدث مع الموظفين

قد يكون هناك العديد من الأشخاص في فريقك أو آخرين يتفاعلون خارج دائرة التحكم والتأثير، وعندما يبدأون بالانخراط في

طريق القلق نسألهم “هل هذا الشيء يمكنك التحكم به أو التأثير عليه؟” إذا كان الرد بالنفي، إنها الفرصة للتذكير أن القلق حول

شيء لا يمكن السيطرة أو تأثير عليه هو أمر غير منتج، قمت بتقديم هذه الخطوة لمدير عمل بعدما شاركتها إحدى الموظفات لديها

قلقها بشأن أمر خارج سيطرتها، وعندما اجتمعت بها في لقاء آخر كانت سعيدة، ولم يقف الأمر بأن التقنية هذه خفضت من قلق

الموظفين بل أصبحت الموظفة أيضاً تشارك هذه التقنية مع فريقها خلال الاجتماعات.

.

3 . البريد الإلكتروني

هل أنت ضمن قائمة لتوزيع المهام التي تناقش القضايا التي لديك السيطرة والتأثير عليها؟ حان الوقت لإلغاء اسمك من القائمة،

إبدأ عن طريق تخصيص بعض الوقت في التقويم الخاص بك وإعادة النظر في رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها، ثم تحدث

للمرسل عن ما المتوقع أن تقدمه، إذا لازلت غير قادر على السيطرة أو التأثير في هذه المهمة، اطلب استبعاد اسمك من القائمة

.

أي من هذه الأساليب الأربعة من الممكن أن تلتزم بها بدءاً من الأسبوع المقبل حتى تتمكن أن أو فريقك

من أن تكونوا أكثر إنتاجاً؟