كثير من الناس يقومون بأعمالهم وهم في المنزل, ولكن ذلك كان عادياً في حالة الموظفين الذين يعملون في وظيفة لا تتطلب
مهارات عالية, أما الآن فقد أتاح التطور في عالم الحاسب الآلي الجديد, وعالم تكنولوجيا الاتصالات الفرصة لتطبيق نظام العمل
عن بعد للموظفين الجدد, وذلك يتضمن فريق العمل من أصحاب المهارات, وكذلك الفريق الإداري.
.
.
1. قم بعمل دراسة جدوى
ابحث فوائد التكاليف في هذه الدراسة, وضع في اعتبارك: الإنتاجية, السفر, تكاليف التدريب, الاتصال, مستلزمات الدعم
والمساندة الإدارية, ومكان المكتب.
.
.
2. حدد الأساس الذي سيتم بناء عليه تنفيذ نظام العمل عن بعد
- سياسة مركزية: بأن يتم إعطاء حق الخيار لنظام العمل عن بعد في جميع أنحاء المؤسسة من خلال سياسة رسمية.
- إعادة تنظيم وظيفي: يتم اختيار العمل عن بعد لوظيفة محددة فقط.
- اختبار النفس: يقوم العاملون عن بعد باختبار أنفسهم وذلك باقتراح الترتيبات, أو بخلق الموقف الذي يقودهم في النهاية إلى المدير ليقترحوا عليه هذا النظام والعمل به.
- اختيار وتوظيف خارجي: يتم تطبيق نظام العمل عن بعد على إحدى الوظائف ويتم تعيين الفريق الجديد خارجياً.
- رفع مستوى فريق العمل المتنقل :يتم تزويد الموظفين الذين تم تعيينهم بالفعل والموظفين المتنقلين بتكنولوجيا المعلومات للسماح لهم بالعمل من المنزل.
.
.
3. قم بتعيين مرشد, وقيم النتائج
ربما لا تكون هناك حاجة إلى مرشد إذا تم تنفيذ هذا النظام على أساس خاص للوظائف الفردية, ولكنه من الضروري تعيينه قبل
إدخال هذا النظام في جميع أرجاء المؤسسة.
.
.
4. قرر أي الوظائف الفردية تناسب هذا النظام
يجب أن يكون العمل شيقاً بشكل فعلي, وليس شديد الرتابة, يجب أن يتوفر فيه شرط القدرة على إنجازه دون الاتصال وجهاً لوجه
بالآخرين, أو أن يكون قابلاً للقياس عن طريق النتائج.
.
.
5. قم باختيار العاملين بنظام العمل عن بعد
يتطلب العمل عن بعد مؤهلات شخصية خاصة بالإضافة إلى المعايير الطبيعية للعمل بالوظيفة, بما في ذلك: النضج, الجدارة
بالثقة, الثقة بالنفس, والانضباط الذاتي, والمهارات الخاصة بالاتصالات, وكذلك الوقت الإداري الجيد, وربما تحتاج بعض هذه
المعايير لأن يتم تنميتها.
.
.
6. قم بإعداد العاملين ومدرائهم
عليك أن تضمن أن بيئة العمل عن بعد مناسبة, مثلاً أن تكون صحية وآمنة, قم بإعطاء معلومات واضحة حول كيفية التعامل مع
ظروف العمل المستقل, وأقم حلقات مناقشة ودراسة للعاملين الجدد, وكذلك أنظمة الوقاية والتعليم وتقديم النصائح.
.
.
7. ضع أنظمة الاتصالات الصحيحة في مكانها
هل تحتاج إلى بريد إلكتروني أو إلى نظام بريدي أكثر فعالية؟ هل القواعد الأساسية, التي تخص الكيفية والوقت الذي من المتوقع
أن يتصل فيه العاملون بهذا النظام واضحة؟
.
.
8. قم بتوفير المعدات المناسبة
يتم إمداد العاملين بمعظم المعدات من صاحب العمل, وتشمل:
- مكتباً مناسباً ومقعداً.
- هاتفاً ذا خط مخصص لهذا العمل.
- جهاز فاكس وكذلك جهازاً للرد على الهاتف آلياً.
- تسجيل الرسائل عند غياب صاحب الهاتف عن المكان.
- جهاز حاسب آلي شخصياً، آلة طباعة, وأجهزة موديم .
وتأكد من أن هذه المعدات تعمل بصورة سليمة, ومتناغمة تماماً مع جميع الأنظمة المستخدمة في أماكن أخرى من المؤسسة وأنها
سهلة الاستخدام وسهلة الصيانة, وإذا كان الموظف من العاملين بهذا النظام يقتنى بالفعل هذه المعدات, فينبغي عمل الترتيبات
اللازمة لدفع أجر الاستخدام والصيانة.
.
.
9. قم بصياغة عقد
الكثير من العاملين بهذا النظام لديهم موضع أو منزلة ثابتة في عملهم ولكنهم يحتاجون فقط إلى فقرات إضافية في العقد الأصلي,
التي يمكن أن تغطي ما يلي:
- ساعات العمل المتوقعة, ما يتضمنه ذلك من وقت أساسي.
- إجراءات تقديم التقارير الخاصة بالعمل.
- المسؤوليات الخاصة بالمعدات واستخدامها وصيانتها.
- تفاصيل عن أية مكافآت أو مصاريف تعويضية.
.
.
10. انظر إذا كان العاملون في حاجة إلى جرعة تدريبية إضافية
ربما يحتاج العاملون عن بعد إلى تحسين المهارات العامة, على سبيل المثال, مهارات استخدام لوحة المفاتيح, استخدام برامج
الحاسب, وكيفية كتابة التقارير, والاتصالات أو تدبير الوقت.
.
.
11. منح العاملين عن بعد بعض التسهيلات في اليوم الذي يأتون فيه إلى المكتب للعمل
تأكد من أنه إذا طلب من العاملين عن بعد الحضور إلى المكتب في أيام معينة, فإن التسهيلات اللازمة ستكون متاحة لهم مثل:
الهاتف, والحاسب الآلي, وملفات وحفظ الأوراق الشخصية, وهذه التسهيلات يمكن أن تكون مشتركة فيما بينها
.
.
12. أقم أنظمة تدعيمية لمساندة العاملين بهذا النظام
حاول أن تخلق بداخل العاملين الشعور بالانتماء, وتأكد من أنهم يستقبلون الرسائل الإخبارية والمنشورات من المؤسسة وكذلك
التفاصيل التي تدور حول دورات التدريب الخاصة بهذا النظام والأحداث الاجتماعية, وربما يكون تعيين مستشار خاص مناسباً
في بعض الحالات.
.
.
13. أقم أنظمة إدارية فعالة
سوف يحتاج العاملون عن بعد إلى إدارتهم بالنتائج, أقم نظاماً لقياس الأداء إذا لم يكن هناك نظام بالفعل في المؤسسة وتأكد من أن
العاملين قد تم تضمينهم في أنظمة التطور وتقييم الموظفين.
.
14 . قم بترتيب اجتماعات منتظمة
يمكن للاجتماعات المنتظمة, كل ستة أشهر مثلاً, بين العاملين بهذا النظام والمدراء أن تمد العاملين بإطار عمل يتمتع بالتحفيز, والسيطرة والمراقبة.
.
.
